Contexte

Simplon, acteur de l'inclusion et de la formation dans les métiers du numérique

Simplon, acteur majeur de l'Economie Sociale et Solidaire (ESS), s'appuie sur une plateforme pédagogique pour accompagner ses apprenants et formateurs. Développée avec une approche par compétences et une pédagogie active, cette plateforme accompagne plus de 5 600 apprenants par an, en France et à l'international.

Une plateforme collaborative et Responsable

La plateforme pédagogique de Simplon intègre depuis sa première version des objectifs de Numérique Responsable et a bénéficié à son lancement de l’accompagnement de Temesis pour être accessible et inclusive by design :

• Éco-conception pour être accessible au plus grand nombre, partout dans le monde et sur tout terminal. A ce titre, les deux pages les plus visitées par les apprenants ont un score de 79/100 (B) à l’Ecoindex
• Accessibilité. Deux audits ont été conduits et ont abouti à des optimisations ciblées, comme la refonte de la navigation et la V2 de la fonctionnalité de Scénario Pédagogique, utilisé par les apprenants pour visualiser leur programme de formation.
• Multilingue nativement et disponible en FALC (Français Facile à Lire et à Comprendre), dans la limite des contenus qui ne sont pas générés par les utilisateurs.

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Objectifs

Un accompagnement en Product Management Yeita pour Simplon

Le collectif de Product Management Yeita a été missionné pour accompagner Simplon dans l'évolution de cette plateforme développée en interne. Eva Jiménez, Product Manager, les a ainsi rejoints en juillet 2024 avec pour objectif l'amélioration de l'expérience utilisateur et la scalabilité.

• Définir la stratégie et la Vision Produit pour permettre un passage à l'échelle et atteindre de nouveaux segments de marché encore inexplorés.**Au terme de deux jours d’ateliers avec le Business, les équipes Tech, le Design et le Support Utilisateur ont abouti à une North Star Metric, un Product Vision Board et des Jobs-to-be-Done par rôle utilisateur (Formateur, Apprenant, Manager, Admin). Oui, c’était intense.
• Mettre en place une stratégie produit claire et des OKR alignés sur les objectifs de Simplon**L’équipe Produit et les stakeholders ont également défini en équipe des objectifs mesurables à partir des éléments de vision définis précédemment et en s’appuyant sur le Golden Circle de Simplon. Cette compréhension partagée des buts à atteindre dans l’exploration de ces nouveaux territoires stratégiques donne à chaque membre de l’équipe la même capacité à remettre en question arbitrages Produit et à proposer ses solutions créatives.

Mais aussi :

• Concevoir et déployer de nouvelles fonctionnalités sur la plateforme pour répondre aux objectifs stratégiques tout en améliorant l'expérience des utilisateurs existants car on ne va pas mettre de côté 5 600 utilisateurs actifs sans travailler constamment à une meilleure expérience.
• Améliorer l'ergonomie et l'accessibilité de l'outil pour fluidifier l'apprentissage.
• Réduire la dette technique, améliorer le Delivery en livrant plus petit, plus vite (soit sortir des “tunnels de features” comme décrit par les Dev en amont de la mission) et préparer la plateforme à un passage à l'échelle.

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Stratégie

L’accompagnement Product Management Yeita chez Simplon

Le travail s'est articulé autour de plusieurs axes principaux :

Réinstaurer et ritualiser Discovery & Product Research

A la prise de poste, une recherche menée par des PM et PO précédents très riche existait dans Notion, avec à la fois un besoin de classement pour la rendre opérationnelle et le besoin de réinstaurer des temps de Discovery à différentes étapes du cycle de conception.

1. Réactivation des processus de Discovery et de recherche utilisateur par la ritualisation des entretiens avec les utilisateurs finaux, qu’ils soient apprenants, formateurs ou managers.
2. Mise en place d’une collaboration avec les équipes de Développement commercial pour des entretiens de prospection BtoB.
3. Mise en place de reporting Analytics trimestriel avec des focus lors de chaque Sprint Review sur un sujet en rapport avec l’Objectifs de Sprint ou les actualités du Business et du Produit.
4. Documentation de la Research Product ainsi que des retours au Support client et système de priorisation claire pour faire un lien plus lisible par tous avec le Backlog Produit et le Sprint Backlog
5. Mise en place et organisation d'ateliers réguliers avec les parties prenantes pour prioriser les besoins selon leur impact et leur faisabilité.

La collaboration étroite avec l’agence de Design UX/UI 40/60 qui a mis à profit ses années de collaboration avec Simplon (depuis la genèse du projet et les tout premiers entretiens utilisateurs) pour mettre en place l’Atomic Research et travailler sur un processus de DesignOps a changé la donne et permis de se concentrer sur les endroits les plus stratégiques pour l’utilisateur.

Créer une Roadmap claire et partagée

Une Roadmap plus proche du Release Plan et alimentée par toutes les parties prenantes était documentée sur Notion, donnant une impression de montagne constante à gravir et de centaines de sujets en parallèle. Partant de ces éléments pour retravailler, les actions suivantes ont été mises en place :

• Élaboration d'une Roadmap trimestrielle sur Monday ouverte à tout Simplon et partagée avec les équipes Métier, Support client, Développement commercial et Opérations.
• Création d’un point mensuel avec l’ensemble des parties prenantes pour partager avancées, informations stratégiques, faire une idéation rapide ou zoomer sur les priorités du trimestre.

Les actions ciblées pour recentrer les efforts sur l’essentiel

L’utilisateur revient au coeur de la machine

Une bascule culturelle a été initiée lors des ateliers d’équipe de définition de la North Star et de la Vision Produit pour évoluer d’un focus sur le rôle utilisateur Formateur à celui du rôle Apprenant et que cela guide les choix de développement.

La mise en place d’une nouvelle approche DesignOps grâce à l'équipe Design et décidée de concert pour adresser des problématiques de délais de livraison trop longs a été essentielle pour garantir l'intégration continue des retours utilisateurs dans les phases de conception.

Respecter l’ADN Responsable de la plateforme et accentuer les choix Product en ce sens

La démarche de Produit Responsable - bien que toujours perfectible - se traduit dans les indicateurs de succès de la plateforme et est intégrée en continu à chaque étape du projet (dès la définition des objectifs d’une fonctionnalité et des JTBD,  jusqu’aux critères d’acceptation des User Stories). Les valeurs de Simplon, partagées par Yeita, sont préservées et traitées comme des atouts différenciants à cultiver.

Chaque fonctionnalité est évaluée selon son impact et son bénéfice réel pour l'utilisateur afin d’éviter une surcharge d’éléments ou de contenus gadgets ou créés pour servir des intérêts de communication.

La plateforme limite les notifications au strict nécessaire, ne capture aucune donnée qui ne soit nécessaire au bilan pédagogique et évite délibérément d’utiliser la gamification pour augmenter artificiellement l'engagement et la rétention au détriment de l'expérience utilisateur.

Prioriser sans pitié

La priorisation du backlog a constitué un enjeu central. Avant l'intervention de Yeita, le backlog contenait près de 120 tickets, certains datant de 2023 et avec peu, si ce n’est pas, de critères de priorisation clairs et partagés par l’équipe.

Grâce à une approche de ruthless prioritization et des ateliers comme “Buy a Feature”, la PM a réduit de 50% le Backlog Produit. Cette démarche a permis à la Scrum Team de se concentrer sur les éléments apportant une réelle valeur aux utilisateurs et aux Développeurs de jouer leur rôle de concepteurs/créateurs de solution.

La grande maturité de l’équipe Dev tant en terme de connaissance Produit que des problématiques utilisateurs ne brillait pas suffisamment. Avec une organisation plus flexible et orientée incrément de valeur, chaque jour s’agrandit le terrain de jeu pour itérer en équipe sur des solutions.

Les actions menées pour fluidifier l’expérience et permettre la montée en charge de l’activité

L'une des premières réalisations majeures a été la mise en ligne de la refonte de la navigation, dans le cadre d'un projet pilote visant à améliorer l'accessibilité de la plateforme. La plateforme a ainsi été optimisée grâce à un double audit d'accessibilité et aux retours de la communauté d'utilisateurs.

Les actions essentielles ont été regroupées sur une page d'accueil plus intuitive pour les formateurs et apprenants. La navigation s’effectue désormais de manière plus lisible, dans des espaces thématiques aux objectifs clairs grâce à l’excellent travail produit par l’équipe de Designers de 40/60.

En parallèle, la fonctionnalité de Scénario Pédagogique a été améliorée selon les retours des formateurs, permettant une meilleure lisibilité et structuration des parcours de formation.

La priorisation rigoureuse de la séparation du FrontOffice et du BackOffice en environnements distincts a renforcé la scalabilité de la plateforme. Cette démarche a contribué à la réduction de la dette technique et a permet de supporter la croissance constante du nombre croissant d’utilisateurs actifs de la plateforme (+63 % apprenants ont eu une activité dans la plateforme en Q4 2024 par rapport au même trimestre de l’année précédente).

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Résultats

Créer et suivre des indicateurs pertinents, améliorer l’organisation et les modes de communication

Satisfaction et engagement

Historiquement, la mesure maître pour la plateforme était le taux d’adoption par les promotions Simplon. Cet indicateur ne correspond plus aux enjeux de la plateforme, ni à sa réalité terrain (plus de 80% des promotions l’ont adopté). Ainsi, des indicateurs de complétion, d’engagement (au sens de l’activité pédagogique) et de satisfaction ont été définis comme nouveaux indicateurs de réussite.

Une campagne de satisfaction, lancée en début de mission, a permis de recueillir des données précieuses, avec un taux de réponse de 10 % et un taux de satisfaction global positif. Ces résultats ont non seulement permis d'évaluer l'efficacité des changements mis en place, mais aussi d'orienter les priorités futures de la plateforme.

L'un des résultats les plus marquants a été la croissance de l'engagement des utilisateurs. À la fin de l'année 2024, le nombre d'apprenants actifs sur la plateforme a augmenté de 63 % par rapport à l'année précédente, avec une progression significative de la validation des compétences (+5,59 % par rapport à 2023).

La Collaboration avec Shodo

Une dimension clé de cette mission a été la collaboration avec Shodo. La synergie entre Manon Carbonnel Développeuse Front-end et Scrum Master Shodo et Eva, Product Manager Yeita, a optimisé les modes de collaboration et la gestion des sprints.

Des initiatives visant à améliorer les conditions de travail de l’équipe ont été introduites (nouvelle structure de la Sprint Review pour favoriser les échanges et le travail collaboratif.

Les prochains défis

Malgré les progrès accomplis, plusieurs défis majeurs restent à relever pour la plateforme collaborative de Simplon :

• Améliorer l'expérience utilisateur Apprenant, en particulier à travers des fonctionnalités innovantes d'accompagnement à distance et l’intégration de l’IA Gen.
• Optimisation du Responsive design.
• Refonte graphique intégrant une nouvelle direction artistique et une mise en conformité avec les standards d'accessibilité (librairie ANT Design).

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Conclusion

Un produit à impact social, plus agile et prêt à évoluer

Yeita est fière d'avoir accompagné Simplon dans ce projet technique d'envergure qui allie Product management, impact social et responsabilité.

La définition d'une vision produit claire, d'OKR partagés et l'optimisation de l'organisation ont permis une conception plus centrée sur l'utilisateur. Les sprints aux objectifs bien définis ont réduit le context-switching, améliorant ainsi l'engagement et la satisfaction des équipes.

Les prochaines étapes pour Simplon s'annoncent ambitieuses, et Yeita continuera à les accompagner pour rendre la formation numérique encore plus inclusive et accessible.

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