Comment aligner 5 product managers avec l'Opportunity Solution Tree

CybelAngel est une scale-up parisienne en cybersécurité, spécialisée dans la détection de menaces (Shadow IT).

En 2023, CybelAngel opère un pivot dans son business pour se différencier de sa concurrence : passer de l’analyse de menaces internes à de la détection de menaces externes à une organisation, c’est-à-dire tout ce qui n’appartient pas au parc serveur d’un client.

Pour y arriver, ils rentrent ainsi dans une phase de structuration interne et d’alignement des process. Or les 5 PM qui composaient les 5 squad produits avaient 5 manières différentes de faire du produit.

C’est à ce moment clé que Romain Magri , Lead Product Designer, intervient avec un objectif clair : Ramener de la Discovery dans un process Delivery-oriented.

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Objectif

Remettre la Discovery au cœur du Delivery

Dans le cadre de travail, Romain rejoint CybelAngel en tant que Designer transverse au sein des 5 squads avec 3 missions :

• Réussir à transformer les habitudes des PM et leur donner les outils pour prendre des décisions produit plus éclairées et impactantes.
• Accompagner la delivery sur le nouveau module d’Asset Discovery & Monitoring, qui fut la première brique dans leur transformation vers de la détection de Shadow IT.
• Développer un environnement stable et une culture design égale entre les PMs pour accueillir ce qui sera la future équipe design de CybelAngel.

Comprendre l’écosystème produit existant

Pour proposer des solutions, il faut comprendre les problèmes. Romain commence par faire 18 interviews avec divers profils internes, et synthétise un rapport de 20 pages dans lequel il découvre que :

• Dans l’organisation de CybelAngel, les PM sont au plus loin des utilisateurs. La relation utilisateur est détenue par les pre-sales et les CSM.
• Chaque PM a une maturité produit et des méthodes de travail différentes
• La Discovery est uniquement basée sur de la data non-structurée et des points de vue internes

Capitaliser sur la relation Customer Success Manager - Utilisateurs

Pour arriver à transformer l’organisation, la priorité devait être donnée à libérer l'accès des utilisateurs. Avec l'aide des PM, ils ont testé une première stratégie qui consistait à sonder les clients directement via un questionnaire pour espérer recueillir des power users, et convertir ensuite en interviews.

Ça n’a que très peu payé. Face à un taux de réponse très faible, ils ont adopté une seconde stratégie sous un nouvel angle : capitaliser sur la relation CSM-utilisateurs existante.

• Participer aux suivis CSM-clients ;
• Y susciter de l'intérêt pour la Discovery et offrir aux utilisateurs la possibilité de participer.
• Pour ceux qui accepteraient, leur proposer de rejoindre un programme “Power User” visant à capitaliser sur la motivation des utilisateurs les plus actifs.

Les résultats furent immédiats :

• 9 fois plus d'opportunités de Découverte (entretiens, tests...)
• 11 utilisateurs qui rejoignent le Power User Program

Le lien PM - utilisateurs fut ainsi créé.

Mise en place de l’Opportunity Solution Tree (Teresa Torres)

En parallèle, Maureen Rodaro rejoint CybelAngel en tant que Head of Design pour construire une équipe design. Avec Romain, ils cherchent un cadre simple pour aider les PM à structurer leur réflexion sans l’alourdir. Leur choix se porte sur l’Opportunity Solution Tree, la méthode popularisée par Teresa Torres.

Ils ont amélioré la méthode de base pour y inclure un calcul de score de fiabilité sur les opportunités, en fonction des inconnus et des risques liés à chaque opportunité. Puis, la stratégie de change management fut la suivante :

• Tester la méthode OST sur le scope PM à plus faible impact,
• Prouver par l’exemple aux autres PM que ça fonctionne,
• Passer à l’échelle sur les autres scopes PM, un par un.

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Après plusieurs mois de transition, les PM s’approprient la méthode. L’OST est devenu un outil commun de réflexion, de priorisation et de partage.

Les résultats parlent d’eux-mêmes :

• Orchestrer la réflexion des PM autour de la discovery
• Renforcer la confiance des PM dans leurs décisions produit
• Faciliter la mise en œuvre des roadmaps

Conclusion

Une culture produit retrouvée

En quelques mois, CybelAngel est passé d’un ensemble de pratiques isolées à une culture produit partagée.

Les PM prennent désormais leurs décisions en s’appuyant sur la réalité terrain, les utilisateurs sont réintégrés au processus, et la discovery a trouvé sa place naturelle aux côtés de la delivery.

Derrière la méthode, ce sont surtout les pratiques et les réflexes qui ont évolué, comme en témoignent les PM :

Romain a été d'une grande aide pour préparer, consolider et fournir la méthodologie de notre Découverte.

Arnaud Maisonneuve, PM

Les arbres d’opportunités nous ont permis de centraliser notre réflexion et d’organiser la découverte avec la livraison.

Antoine Damiens, PM

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